Benodigde gegevens voor de bepaling van de draagkracht
Voordat wordt ingegaan op de inhoud van de financiële gegevens is het raadzaam allereerst te bepalen welke gegevens nodig zijn om het inkomen van de ondernemer vast te stellen ten behoeve van de vaststelling van zijn draagkracht. Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen, is het van belang om primair toekomstgerichte informatie te verkrijgen. Immers de alimentatieverplichting is gebaseerd op het in redelijkheid te verwerven inkomen in de toekomst. Om deze toekomstgerichte informatie te kunnen beoordelen, dient ook zoveel mogelijk de gegevens te worden opgevraagd over ten minste de afgelopen drie tot vijf jaar. In de volgende paragrafen worden deze gegevens besproken. Hierbij wordt opgemerkt dat de volgende gegevens niet limitatief bedoeld zijn en dat deze gegevens niet altijd direct voorhanden zullen zijn of niet altijd allemaal nodig zijn. Het is echter van belang om de beschikking te hebben over zoveel mogelijk gegevens. Casus specifiek kan uiteraard ook meer of andere informatie nodig zijn.
Prognoses
Om inzicht te verkrijgen in toekomstige ontwikkelingen van het inkomen en vermogen van zowel de ondernemer als de onderneming, is een prognose per jaar van resultaat, balansposities en geldstromen (kasstroomoverzicht) onontbeerlijk. Daarbij dient ook aandacht te worden besteed aan toekomstige investeringen en de financiering daarvan. Deze zal in de praktijk doorgaans niet voorhanden zijn en derhalve door de ondernemer alsnog moeten worden opgesteld.
Jaarrekeningen
Een jaarrekening is de financiële verantwoording van een onderneming en geeft een overzicht van de financiële situatie op een zeker moment (door middel van de balans) en een overzicht van de financiële resultaten over een bepaalde periode (door middel van de winst- en verliesrekening). Het derde onderdeel van de jaarrekening, namelijk de toelichting op de balans en de winst- en verliesrekening, is nodig om inzicht te verkrijgen in de wijze waarop de vermogens- en resultaatbepaling tot stand zijn gekomen. De toelichting geeft aan welke waarderingsgrondslagen van toepassing zijn, alsmede welk stelsel van winstbepaling (kasstelsel of transactiestelsel) wordt gehanteerd. In een kasstelsel worden daarbij omzet en kosten verantwoord op het moment dat de betaling wordt ontvangen dan wel wordt gedaan. Bij toepassing van het transactiestelsel worden de omzet en kosten verantwoord op het moment dat het goed wordt geleverd dan wel de dienst wordt verricht, ongeacht het moment van betalen. Balans, winst- en verliesrekening en de toelichting op beide dienen onlosmakelijk van elkaar te worden bezien.
Ter voorkoming van enig misverstand wordt gewezen op het verschil tussen het begrip toelichting zoals hiervoor vermeld en het begrip toelichting door de accountant.
In veel jaarrekeningen komt het voor dat, voordat de balans, winst- en verliesrekening en de toelichting hierop worden gepresenteerd, de accountant een algemene toelichting geeft op het reilen en zeilen van de onderneming. Ook deze informatie kan ook nuttig zijn ter beoordeling van de onderneming maar is niet wettelijk verplicht.
Er bestaat een wettelijke verplichting om zoveel mogelijk vergelijkende cijfers in de jaarrekening op te nemen. Dat wil zeggen dat in de balans, winst- en verliesrekening en in de toelichting over enig boekjaar ook de cijfers van het vorig boekjaar moeten worden opgenomen.
Andere benamingen voor de jaarrekening van de onderneming die in de praktijk regelmatig worden gebruikt zijn:
- inrichtingsrapport;
- jaarstukken;
- jaarrapport;
- samenstellingsrapport.
Aangiften
Er bestaat een onderscheid tussen aangiften ten behoeve van de onderneming en aangiften op naam van de ondernemer zelf. Aangiften ten behoeve van de onderneming vallen uiteen in:
- aangifte vennootschapsbelasting (Vpb) (voor N.V. en B.V.);
- aangifte omzetbelasting (per jaar, per kwartaal of per maand);
- aangifte loonheffing (per jaar, per kwartaal of per maand);
- aangifte bedrijfsvereniging via de verzamelloonstaat;
- aangifte dividendbelasting. Aangifte ten behoeve van de ondernemer zelf geschiedt via de aangifte inkomstenbelasting (IB).
Aanslagen
Vooruitlopend op het doen van aangifte kan en zal de belastingdienst voor het lopende jaar doorgaans voorlopige aanslagen opleggen. Deze zijn normaliter gebaseerd op schattingen van de ondernemer zelf dan wel gerelateerd aan de bij de belastingdienst laatst bekende cijfers uit het verleden. Indien gegevens veranderen, bijvoorbeeld als de ondernemer halverwege het jaar al ziet aankomen dat zijn resultaat zal afwijken van het oorspronkelijk geraamde resultaat en indien deze veranderingen zijn doorgegeven aan de belastingdienst, dan zal de belastingdienst nadere voorlopige aanslagen kunnen opleggen. Belangrijker zijn de definitief opgelegde aanslagen. Hierbij is echter een kanttekening te plaatsen. Ook een definitief opgelegde aanslag hoeft niet per se te betekenen dat de belastingdienst nadien niet kan corrigeren. De belastingdienst heeft normaliter nog vijf jaar na afloop van een boekjaar de tijd om de aangifte te controleren en indien nodig te corrigeren.
Grootboek kapitaalrekening (zelfstandige)
Het begrip kapitaalrekening komt alleen voor bij de zelfstandig ondernemer (eenmanszaak, vof of maatschap). Bekeken vanuit de onderneming is de kapitaalrekening een schuld aan de eigenaar van de onderneming. Op de kapitaalrekening wordt de jaarlijkse winst bijgeboekt; geleden verliezen worden hierop in mindering gebracht. Daarnaast geeft de kapitaalrekening inzage in datgene wat de zelfstandig ondernemer gedurende het jaar uit zijn onderneming in privé heeft opgenomen c.q. gestort. De kapitaalrekening in de jaarrekening geeft uitsluitend de begin- en eindstand van een periode weer. Derhalve is voor een specificatie van het bestedingspatroon van de ondernemer privé gedurende het jaar een uitdraai van de grootboekrekening nodig.